Privacyverklaring Faraway Events

Faraway Events vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren, met wie we gegevens kunnen delen en welke rechten je hebt.

​

Deze privacyverklaring is van toepassing op de dienstverlening van Faraway Events op het gebied van onder andere:

​

• strategisch eventmanagement;

• project- en programmamanagement;

• organisatie en regie van bijeenkomsten en evenementen;

• project- en trajectregie;

• ontwikkel- en coachtrajecten;

• selectie en inzet van coaches en andere zelfstandig professionals;

• communicatie en relatiebeheer.

​

​

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

​

Faraway Events is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, voor zover Faraway Events zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

​

Faraway Events
Koolhovenlaan 57
5036 TL Tilburg
KvK-nummer: 95479783

​

Website: www.faraway-events.nl
E-mail: info@faraway-events.nl

​

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

​

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
 

Faraway Events kan persoonsgegevens verwerken van onder andere:
 

• bezoekers van onze website;

• personen die contact met ons opnemen;

• nieuwsbriefabonnees;

• prospects en zakelijke relaties;

• opdrachtgevers en contactpersonen bij opdrachtgevers;

• deelnemers aan evenementen en bijeenkomsten;

• deelnemers aan ontwikkel- of coachtrajecten;

• zelfstandig werkende coaches, trainers en andere professionals;

• leveranciers;

• samenwerkingspartners;

• overige personen die betrokken zijn bij een opdracht of project.

Niet iedere verwerking die in deze privacyverklaring wordt genoemd is op iedere persoon van toepassing.
 

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
 

Afhankelijk van onze relatie met jou en de dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken.
 

Afhankelijk van onze relatie met jou en de dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken.

​

Contact- en identificatiegegevens

Zoals:

• naam;

• functie;

• organisatie;

• zakelijk e-mailadres;

• telefoonnummer;

• correspondentie.
   

Gegevens over zakelijke relaties

Zoals:

• organisatie;

• functie en rol;

• contactmomenten;

• datum van laatste contact;

• gemaakte afspraken;

• interesse in onze dienstverlening;

• offertes;

• opdrachten;

• contracten;

• zakelijke projectnotities.

Gegevens voor deelname aan evenementen en bijeenkomsten

Zoals:

• naam;

• organisatie;

• functie;

• e-mailadres;

• deelname- en registratiegegevens;

• gekozen programmaonderdelen;

• dieetwensen;

• toegankelijkheidswensen;

• voorkeuren met betrekking tot foto- en videomateriaal.
   

Waar mogelijk verwerken of delen wij informatie zoals dieetwensen zonder dat deze direct tot een specifieke deelnemer herleidbaar is.
 

Foto- en videomateriaal

Tijdens bijeenkomsten en evenementen kunnen foto's en video-opnamen worden gemaakt.

Deelnemers worden hierover vooraf of tijdens de registratie geïnformeerd.
Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.

​

Foto- en videomateriaal kan onder andere worden gebruikt voor:

• verslaglegging van een bijeenkomst of evenement;

• communicatie over een project;

• de website van Faraway Events;

• LinkedIn;

• Instagram;

• communicatiekanalen van de opdrachtgever, wanneer daarover afspraken zijn gemaakt.
   

Financiële en administratieve gegevens

Zoals:

• factuurgegevens;

• bedrijfsgegevens;

• KvK-gegevens;

• btw-nummer;

• bankrekeningnummer;

• betaalgegevens;

• offertes;

• contracten;

• financiële correspondentie.

​

4. Website en contactformulieren

​

Wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt via een formulier, kunnen wij persoonsgegevens verwerken zoals:

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• bedrijfsnaam;

• inhoud van je bericht;

• technische gegevens over het gebruik van de website.
   

Wij gebruiken deze gegevens om:

• je vraag te beantwoorden;

• contact met je op te nemen;

• een kennismaking of afspraak te organiseren;

• onze dienstverlening aan te bieden;

• onze website te beheren en verbeteren.
   

Wanneer uit het contact geen opdracht ontstaat, bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk.

​

5. Nieuwsbrief en marketing

​

Je kunt je via Faraway Events aanmelden voor nieuwsbrieven, updates of andere zakelijke communicatie.

Daarvoor kunnen wij onder andere verwerken:

• naam;

• e-mailadres;

• eventueel organisatie of functie;

• gegevens over je inschrijving;

• gegevens over het ontvangen of gebruiken van onze mailing, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
   

Faraway Events gebruikt hiervoor Wix.

Wanneer toestemming de grondslag voor verzending is, kun je deze toestemming altijd weer intrekken. Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om je af te melden.

 

6. Prospects en zakelijke relaties

Faraway Events onderhoudt een zakelijk relatiebestand.

Daarin kunnen wij gegevens bewaren van personen en organisaties waarmee wij contact hebben of hebben gehad, zoals:

• naam;

• organisatie;

• functie;

• zakelijke contactgegevens;

• relevante contactmomenten;

• datum waarop voor het laatst contact is geweest;

• korte zakelijke notities;

• offertes en voorstellen.
   

We gebruiken deze informatie onder andere voor relatiebeheer, acquisitie, opvolging van gesprekken en voorbereiding van opdrachten.

Faraway Events gebruikt hiervoor onder andere Notion als CRM-systeem.

7. Opdrachtgevers en uitvoering van opdrachten

Wanneer Faraway Events een opdracht uitvoert, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de overeenkomst en het project zorgvuldig uit te voeren.

​

Het kan onder andere gaan om gegevens voor:

• projectmanagement;

• stakeholdermanagement;

• planning;

• communicatie;

• besluitvorming;

• contractbeheer;

• facturatie;

• organisatie van evenementen en bijeenkomsten;

• trajectregie;

• evaluatie;

• opvolging en borging.

• ​

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor de betreffende opdracht.
 

8. Evenementen en deelnemersregistratie
 

Voor evenementen en bijeenkomsten werkt Faraway Events regelmatig met gespecialiseerde registratiesystemen, waaronder Yellenge en Momice.

Afhankelijk van het evenement kunnen persoonsgegevens worden verwerkt zoals:

• naam;

• organisatie;

• functie;

• e-mailadres;

• registratie- en aanwezigheidsgegevens;

• programma- of sessiekeuzes;

• dieetwensen;

• toegankelijkheidswensen;

• voorkeuren rondom foto- en videomateriaal.

 

Bij registratie wordt de deelnemer geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens en, waar nodig, gevraagd een keuze te maken of toestemming te geven.

 

Faraway Events verstrekt deelnemersgegevens niet zonder noodzaak aan locaties, cateraars of andere leveranciers.

Wanneer een cateraar bijvoorbeeld informatie over dieetwensen nodig heeft, wordt deze informatie waar mogelijk anoniem of zonder naam van de deelnemer doorgegeven.
 

9. Online bijeenkomsten en sessies
 

Faraway Events kan Microsoft Teams / Microsoft 365 gebruiken voor:

• online vergaderingen;

• projectoverleggen;

• stakeholdergesprekken;

• het online faciliteren van bijeenkomsten en sessies.

• ​

Bij bepaalde zakelijke sessies kan het functioneel wenselijk zijn om een opname of transcriptie te maken.

Deelnemers worden hierover vooraf geïnformeerd. Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.

Opnames en transcripties worden alleen gebruikt voor het vooraf aangegeven doel en niet langer bewaard dan daarvoor noodzakelijk is.
 

Geen opnames van coachgesprekken

Individuele coachgesprekken worden door Faraway Events niet opgenomen of getranscribeerd.
 

10. Ontwikkel- en coachtrajecten
 

Faraway Events kan voor organisaties de project- en trajectregie voeren over ontwikkel- en coachtrajecten.

Faraway Events is daarbij niet automatisch de inhoudelijk uitvoerende coach. Voor de inhoudelijke coaching kunnen zelfstandig werkende professionele coaches worden geselecteerd en gecontracteerd.
 

Welke gegevens verwerkt Faraway Events?

Voor matching en trajectregie kan Faraway Events onder andere verwerken:

• naam van de deelnemer;

• functie en organisatierol;

• naam van de opdrachtgever;

• naam van de geselecteerde coach;

• startdatum;

• planning;

• aantal overeengekomen en gebruikte sessies;

• verwachte looptijd;

• budget en financiële afspraken;

• coachthema of ontwikkelvraag op hoofdlijnen;

• leer- of ontwikkeldoelen op hoofdlijnen;

• voorkeuren die relevant zijn voor de coachmatch;

• gewenste coachstijl of expertise;

• status van de match;

• procesmatige voortgang;

• noodzaak van aanvullende afstemming of extra sessies;

• datum van afronding;

• evaluatie- en tevredenheidsscores;

• procesmatige informatie over borging of nazorg.
   

Deze informatie wordt alleen verwerkt voor zover deze noodzakelijk is voor selectie, matching, organisatie, regie, voortgang en evaluatie.

​

Geen inhoudelijk coachdossier

Faraway Events bouwt in beginsel geen inhoudelijk dossier van individuele coachgesprekken op.

De inhoud van gesprekken tussen coach en coachee blijft vertrouwelijk tussen deze partijen, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige grondslag bestaat om informatie te delen.

Faraway Events vraagt coaches daarom niet om inhoudelijke gespreksverslagen te verstrekken.

​

Faraway Events ontvangt in beginsel geen informatie over:

• de concrete inhoud van coachgesprekken;

• persoonlijke vertrouwelijke verklaringen;

• medische diagnoses;

• medische dossiers;

• gezondheidsinformatie die niet noodzakelijk is voor de trajectregie;

• andere bijzondere persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn.

 

Wanneer procesmatige actie nodig is, kan bijvoorbeeld worden vastgelegd dat aanvullende afstemming nodig is, zonder de vertrouwelijke aanleiding daarvan in het regiedossier op te nemen.

​

Terugkoppeling aan opdrachtgever

De inhoud van individuele coachgesprekken wordt niet standaard teruggekoppeld aan werkgever, leidinggevende of opdrachtgever.

​

Faraway Events kan wel procesmatige informatie verstrekken, zoals:

• of het traject is gestart;

• of de match passend is;

• voortgang van de planning;

• aantal gebruikte sessies;

• budgetstatus;

• afronding van het traject;

• tevredenheid;

• doelrealisatie op het vooraf afgesproken niveau;

• procesmatige aandachtspunten voor borging.

 

De deelnemer bepaalt in beginsel zelf welke inhoudelijke inzichten uit coachgesprekken met werkgever of leidinggevende worden gedeeld.

Wanneer specifieke inhoudelijke terugkoppeling onderdeel moet zijn van een traject, worden daar vooraf duidelijke afspraken over gemaakt.

​

11. Matching van coaches
 

Om een passende coach te kunnen selecteren, kan Faraway Events informatie verwerken over:

• doel van het traject;

• centraal ontwikkelthema;

• organisatorische context;

• functie en verantwoordelijkheidsniveau van de deelnemer;

• gewenste coachstijl;

• voorkeuren van deelnemer of opdrachtgever;

• gewenste branche-ervaring;

• gewenste methodiek of expertise;

• locatie;

• planning;

• budget.

 

Wij beperken deze informatie zoveel mogelijk tot wat daadwerkelijk nodig is om een passende match te maken.

​

12. Gegevens van coaches en zelfstandig professionals

​

Faraway Events kan gegevens verwerken van coaches, trainers en andere zelfstandig professionals die worden ingezet of opgenomen in ons professionele netwerk.

​

Het kan gaan om:

• naam en contactgegevens;

• bedrijfsnaam;

• KvK-gegevens;

• btw-identificatienummer;

• bankrekeningnummer;

• CV en werkervaring;

• LinkedIn-profiel;

• expertise en specialisaties;

• opleidingen;

• certificeringen;

• accreditaties;

• tarieven;

• prijsafspraken;

• reis- en annuleringsvoorwaarden;

• contracten;

• verzekeringsgegevens;

• kwaliteits- en evaluatiegegevens;

• klachten of relevante kwaliteitsincidenten.

 

Wij gebruiken deze gegevens voor selectie, matching, contractering, kwaliteitsbewaking, administratie, facturatie en beheer van onze professionele pool.

​

13. Leveranciers en samenwerkingspartners

​

Voor de uitvoering van opdrachten werkt Faraway Events met leveranciers en andere dienstverleners.

Daarbij kunnen wij zakelijke persoonsgegevens verwerken zoals:

• naam van contactpersonen;

• zakelijke contactgegevens;

• bedrijfs- en KvK-gegevens;

• bankgegevens;

• contracten;

• offertes;

• prijzen;

• facturen;

• verzekeringsgegevens;

• operationele afspraken;

• kwaliteitsinformatie.

 

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• locaties;

• cateraars;

• techniekleveranciers;

• fotografen en videografen;

• communicatieprofessionals;

• trainers;

• coaches;

• andere project- of eventleveranciers.

 

14. Waarom mogen wij persoonsgegevens verwerken?

​

Faraway Events verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:
 

Uitvoering van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer gegevens nodig zijn om een opdracht uit te voeren, een deelnemer te registreren, een coach te contracteren of een factuur te verwerken.

 

Voorbereiding van een overeenkomst

Bijvoorbeeld wanneer je een offerte aanvraagt of contact met ons opneemt over een mogelijke opdracht.

 

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor gegevens die wij op grond van fiscale of administratieve wetgeving moeten bewaren.

 

Gerechtvaardigd belang

Bijvoorbeeld voor zakelijk relatiebeheer, beveiliging, verbetering van onze dienstverlening of bepaalde vormen van zakelijke communicatie, wanneer jouw privacybelangen niet zwaarder wegen.

 

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk nodig is, vragen wij deze vooraf.

Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn bij bepaalde cookies, marketingactiviteiten, opnames of specifiek gebruik van beeldmateriaal.

Je kunt toestemming altijd weer intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

​

15. Bijzondere persoonsgegevens

 

Faraway Events streeft ernaar zo min mogelijk bijzondere persoonsgegevens te verwerken.

Gezondheidsgegevens en bepaalde andere gevoelige persoonsgegevens vallen onder bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Deze gegevens worden alleen verwerkt wanneer dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

 

Bij coach- en ontwikkeltrajecten geldt daarom als uitgangspunt dat inhoudelijke gezondheidsinformatie of persoonlijke problematiek niet in het project- of regiedossier van Faraway Events wordt opgenomen.

Bij evenementen kunnen dieet- of toegankelijkheidswensen in sommige gevallen informatie bevatten waaruit indirect iets over iemands gezondheid blijkt. Wij beperken de verwerking tot wat noodzakelijk is voor een veilige en passende deelname en verwijderen deze informatie zodra deze niet langer nodig is.

​

16. Met wie delen wij persoonsgegevens?

​

Faraway Events verkoopt persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

 

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

• opdrachtgevers;

• registratieplatforms;

• zelfstandig werkende coaches;

• leveranciers;

• locaties;

• fotografen en videografen;

• IT- en softwareleveranciers;

• cloudproviders;

• financiële dienstverleners;

• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;

• juridische of verzekeringsadviseurs;

• bevoegde overheidsinstanties.

 

Wij delen alleen gegevens die de betreffende partij daadwerkelijk nodig heeft. Waar nodig maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

​

17. Software en systemen

 

Faraway Events maakt voor haar bedrijfsvoering onder andere gebruik van:

• Wix voor website, contactformulieren en nieuwsbrieven;

• Wix Analytics voor websiteanalyse;

• Google Workspace voor zakelijke e-mail en bestandsopslag;

• Notion voor CRM en project- en relatiebeheer;

• Bunni voor facturatie en financiële administratie;

• Yellenge en Momice voor eventregistratie en eventcommunicatie;

• Microsoft Teams / Microsoft 365 voor online vergaderingen, samenwerking en het faciliteren van online sessies.

 

Afhankelijk van een specifieke opdracht kunnen daarnaast andere systemen of leveranciers worden ingezet.

​

18. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

​

Sommige softwareleveranciers die Faraway Events gebruikt zijn internationale organisaties. Daardoor kan het voorkomen dat persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn.

Wanneer dit gebeurt, maken wij waar nodig gebruik van wettelijk toegestane waarborgen voor internationale gegevensoverdracht.

​

19. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

​

Faraway Events bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

​

Als uitgangspunt hanteren wij:

Contactaanvragen en prospects

In beginsel maximaal 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij er een goede reden bestaat om het zakelijke contact langer te onderhouden.

​

Offertes zonder opdracht

In beginsel maximaal 2 jaar na afloop van de geldigheidsduur of het laatste contact over de offerte.

​

Project- en opdrachtdossiers

In beginsel maximaal 5 jaar na afronding van de opdracht, tenzij een langere periode noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

​

Financiële administratie

Gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn.

​

Eventdeelnemers

Niet langer dan nodig voor organisatie, evaluatie en afgesproken opvolging van het evenement.

​

Dieet- en toegankelijkheidsinformatie

Zo snel mogelijk verwijderen nadat het evenement is afgerond en de informatie niet meer nodig is.

​

Coach- en ontwikkeltrajecten

Persoonsgebonden gegevens voor trajectregie worden tijdens het traject en gedurende een beperkte periode daarna bewaard.

​

Als uitgangspunt worden persoonsgebonden proces- en evaluatiegegevens binnen 12 maanden na afronding verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een concrete reden of wettelijke verplichting bestaat om deze langer te bewaren.

​

Geanonimiseerde evaluatie- en kwaliteitsgegevens

Deze kunnen langer worden gebruikt voor analyse, kwaliteitsverbetering en ontwikkeling van onze dienstverlening.

​

Coaches en leveranciers

Zolang de zakelijke relatie bestaat en daarna voor zover nodig voor contractuele, administratieve, kwaliteits- of wettelijke doeleinden.

​

20. Beveiliging

​

Faraway Events neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

• verlies;

• onbevoegde toegang;

• ongewenste openbaarmaking;

• ongeoorloofde wijziging;

• onrechtmatige verwerking.

 

Wij werken met zakelijke digitale omgevingen en houden privé- en zakelijke accounts gescheiden.

 

Waar mogelijk gebruiken wij tweefactorauthenticatie.

​

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben.

​

21. Cookies en websiteanalyse

​

De website van Faraway Events maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

​

Wij kunnen gebruikmaken van:

• noodzakelijke cookies;

• functionele cookies;

• analytische cookies;

• eventueel marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies.

 

Voor niet-noodzakelijke cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf om een keuze via onze cookiebanner.

 

Bezoekers kunnen:

• alle cookies accepteren;

• niet-noodzakelijke cookies weigeren;

• hun cookievoorkeuren later opnieuw bekijken of aanpassen.

 

Faraway Events gebruikt momenteel Wix Analytics voor analyse van het gebruik van de website.

​

22. Jouw privacyrechten

​

Wanneer Faraway Events persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je afhankelijk van de situatie onder andere het recht om:

• inzage te vragen;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• gegevens te laten verwijderen;

• verwerking te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen een verwerking;

• gegevens over te dragen wanneer dataportabiliteit van toepassing is;

• eerder gegeven toestemming in te trekken.

 

Je kunt hiervoor contact opnemen via: info@faraway-events.nl

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is.

Wij behandelen verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

​

23. Direct marketing

 

Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing. Wanneer je onze nieuwsbrief ontvangt, kun je je via de afmeldmogelijkheid in de e-mail uitschrijven.

Je kunt Faraway Events ook rechtstreeks verzoeken je niet langer voor marketingdoeleinden te benaderen.
 

24. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Faraway Events persoonsgegevens verwerkt? Neem dan eerst contact met ons op zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
 

25. Wijzigingen

​

De dienstverlening, gebruikte systemen en wettelijke verplichtingen van Faraway Events kunnen veranderen.

Daarom kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd worden aangepast.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:

www.faraway-events.nl/privacyverklaring

Bovenaan de pagina staat wanneer de privacyverklaring voor het laatst is gewijzigd.
 

26. Contact

​

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

​

Faraway Events
Koolhovenlaan 57
5036 TL Tilburg

​

KvK-nummer: 95479783
E-mail: info@faraway-events.nl
Website: www.faraway-events.nl

​